نرم افزار دبیرخانه و بایگانی اخوان
توضیحات نرم افزار دبیرخانه اخوان
نرم افزار دبیرخانه اخوان به منظور کاهش هزینه های مربوط به بایگانی اسناد و نامه ها، مشکلات ناشی از اختصاص فضای کافی برای نگهداری این اسناد و همچنین جهت رفع مشکلات ناشی از جستجو از میان انبوهی از نامه ها تهیه گردیده است.
دبیرخانه را می توان به عنوان سیستم مکانیزه گردش مکاتبات و امور اداری سازمانها تعریف نمود.
بهره‌گیری از نرم افزار دبیرخانه اخوان علاوه بر آنکه با اطلاع رسانی دائمی به ارباب رجوع این امکان را به ایشان می‌دهد که بدون صرف وقت و هزینه, کارهای خود را پیگیری کنند.
سیستم دبیرخانه به کارکنان نیز این امکان را می دهد که به جای صرف وقت برای پاسخگویی حضوری به مراجعان, کارشان را سریعتر و دقیق‌تر انجام دهند.
امکانات و ویژگی های نرم افزار دبیرخانه اخوان
امکان تعریف دبیرخانه های متعدد با تعداد دلخواه دوره دبیرخانه و تعریف دفاتر اندیکاتور متعدد برای هر دبیرخانه
امکان معرفی امنیت نامه ها (عادی، محرمانه، بسیار محرمانه و… )
امکان معرفی فوریت نامه ها (فوری، بسیار فوری، عادی و … )
امکان معرفی نوع نامه (عمومی، تذکر، تشویق و … )
امکان معرفی فعالیت سازمان ها
امکان معرفی سازمان ها و ارگان ها (نام،نوع، شماره تماس و شماره فکس)، زیر مجموعه سازمانها، پرسنل سازمانها
امکان معرفی مکان ها در سازمان ( به صورت درختواره )
امکان معرفی چارت سازمانی ( به صورت درختواره)
امکان معرفی پرسنل
امکان معرفی محل های بایگانی شامل : اتاق، کمد، قفسه، زونکن
امکان اختصاص زونکن به سازمانها، نوع نامه، کارکنان و …
امکان تعیین شماره سریال (اندیکاتور) به صورت پیشرفته ازسوی نرم افزار شامل :
تعیین نوع شماره سریال (زوج، فرد، متوالی)
تعیین شماره شروع پیش فرض نامه ها در سال شروع به کار جهت کلیه دبیرخانه ها یا به ازای هردبیرخانه )
امکان جستجوی پیشرفته دفاتر اندیکاتور و نامه های ثبت شده بر اساس موارد مختلف
امکان ثبت نامه های صادره موقت، ثبت نامه های صادره و ثبت نامه های وارده
امکان تغییر وضعیت نامه ها به قطعی، غیر قطعی و باطل
امکان ثبت محل بایگانی نامه ها بر اساس سالن/ اتاق، کمد، قفسه، زونکن
امکان درج ارجاعات متعدد و برگشت از ارجاع برای یک نامه
امکان ثبت اطلاعات اساسی هر نامه به همراه اسکن تصاویر اصل نامه و پیوست ها و تعیین عطف و پیرو نامه
امکان امانت نامه های وارده و صادره بایگانی شده و برگشت آنها
فیلترینگ اطلاعات در هنگام نمایش
معرفی دسته های کاربران و تعیین سطح دسترسی آنها تا حد جزء
معرفی الگوی دسترسی کاربران به منظور سهولت در امر معرفی کاربران
تعیین سطح کاری کاربران به منظور دسترسی به اطلاعات دبیرخانه ها
قابلیت پشتیبان گیری از اطلاعات و بازگردانی آنها در هنگام نیاز
فعال سازی سال های کاری یا غیرفعال سازی آنها از سوی مدیر سیستم
گزارشات نرم افزار دبیرخانه اخوان
گزارشات آماری از نامه های وارده و صادره براساس شماره اندیکاتور، تاریخ، شماره نامه و …
گزارشات آماری از عملکرد دبیرخانه ها در ماه و سال جاری
گزارشات آماری از میزان ارتباط با سازمان ها یا ارگان ها در ماه های سال جاری
گزارش لیست سازمانها
گزارش نامه های صادره موقت و اصلی
گزارش نامه های وارده
گزارش عملکرد کاربران
گزارش از اطلاعات بایگانی شده
گزارش از ارجاعات نامه های وارده
گزارش نامه های امانت داده شده
گزارش آماری از کلیه نامه ها به تفکیک کاربر در سال جاری
گزارش آماری از کلیه نامه ها به تفکیک دبیرخانه
